Генерируем документы в google из шаблона

Порой возникает необходимость заполнения документов данными клиента. Иногда этих документов бывает слишком много. Да и заполнение представляет собой, чаще всего, простую подстановку ФИО в нужном месте документа. 

Оказывается процесс заполнения документов можно автоматизировать и мало того можно поручить это самому клиенту. 

Представим себе картину - клиент требует договор и счёт на оплату. А мы ему ссылку на google форму где ему необходимо заполнить данные, которые необходимы (включая адрес электронной почты). Скрипт, запущенный в таблицах с ответами, 'анализирует' полученные ответы, в заранее подготовленный шаблон, вставляет необходимые данные, шаблон преобразует в pdf и отправляет полученный файл на электронную почту клиента и на любой другой. И клиент доволен, и нам время не надо тратить на оформление документов. Шик, блеск, красота.

Дело за малым - остаётся создать форму с таблицей, создать шаблон и написать скрипт :) .

Попробуем создать генератор справок об оформлении подписки на мой блог.

1. Создаём форму, в которой нам будет интересны только Фамилия Имя Отчество и e-mail клиента.

Ссылка

2. Создаём таблицу с ответами

Ссылка

добавляем на странице с ответами два служебных столбца - "id" и "отправлено?"

3. Создаём шаблон справки в google docs

Ссылка

Здесь DATA, NUMBER, ФИО_КЛИЕНТА - служебные поля, которые будут заменяться на данные клиента.

4. Открываем таблицу и пишем скрипт

function spravka() {

  var ss=SpreadsheetApp.getActive();

  var sheet=ss.getSheets()[0];

  var lastR=sheet.getLastRow();

  var clientData=sheet.getRange(lastR,1,1,3).getValues();

  var data=new Date(clientData[0][0]);

  var day=data.getDate(),month=data.getMonth()+1,year=data.getFullYear();

  if (month<10){

    month="0"+month;

  }

  var realdata=day+'.'+month+'.'+year;

  var num=lastR-1;

  var fio=clientData[0][2];

  var mail=clientData[0][1];

  var dirTemp=DriveApp.getFolderById('ID вашей директории для временных файлов')

  var template=DriveApp.getFileById('ID вашего файла-шаблона').makeCopy('Справка',dirTemp).getId();

  var docbody=DocumentApp.openById(template).getBody();

  docbody.replaceText('DATA', realdata);

  docbody.replaceText('NUMBER', num);

  docbody.replaceText('ФИО_КЛИЕНТ', fio);

  sheet.getRange(lastR, 4).setValue(template)

 }

function getPdf(){

  var ss=SpreadsheetApp.getActive();

  var sheet=ss.getSheets()[0];

  var dataRange=sheet.getDataRange().getValues();

  for (var i=1;i<dataRange.length;i++){

    if (dataRange[i][4]==""){

      var filepdf=DriveApp.getFileById(dataRange[i][3]).getAs('application/pdf');

      GmailApp.sendEmail(dataRange[i][1], 'Справка готова', 'Смотрите вложенный файл', {

     attachments: [filepdf],

     name: 'Блог "Изучаю google script"'

 });

      sheet.getRange(i+1, 5).setValue('☑')

      DriveApp.getFileById(dataRange[i][3]).setTrashed(true);

    }

  }

}

Получилось 2 функции: spravka - собственно она и генерирует google документ из шаблона, и getPdf - преобразует google doc в pdf и отправляет на почту заполнившего человека. На функцию spravka ставим триггер на отправку формы, на getPdf ставим триггер на каждую минуту.

Почему функций 2? Какой-то глюк google - пока выполняется spravka, генерация pdf документа не происходит так как надо (не происходит замены полей в документе на данные клиента). Вторая функция обходит ответы, генерирует pdf и отправляет на адрес пользователя, заполнившего форму.


Что сейчас необходимо чтобы получить справку на Ваше имя? Заполнить форму, указав Ваш реальный e-mail.

Буду рад ответить на вопросы.